データルームとは

データルームは、文書を安全に共有するための場所です。特定の個人に対して情報を開示し、それ以外の人が見る危険性を最小限に抑えることができます。そのため、データルームは合併・買収(M&A)やその他の機密性の高いビジネス取引、一部の法的手続き、また一般的なファイル共有や保管に利用されています。

これまでは、データルームとはハードコピーの文書を収めた物理的な部屋でした。現在では、ほとんどのデータルームは安全なWebサイトになっています。これらは、VDR(バーチャル・データルーム)と呼ばれることもあります。サービスとしてのソフトウェア (SaaS)であるため、基本的なファイル共有に加え、セキュリティやサポート機能などをよりカスタマイズして提供することが可能です。

データルームの種類

ドキュメントを安全に保管・共有する場所

Physical Data Room

物理的なデータルーム
物理的な場所

Virtual Data Room

仮想データルーム(VDR)
SaaSプラットフォーム

データルームを利用する人とは

M&Aにとってデータルームは不可欠なものです。M&Aデータルームの利用者は、企業開発チーム、投資銀行員、未公開株式の専門家、法務チームなどです。また、新規株式公開(IPO)には、透明性と機密性の両方が求められるため、データルームは欠かせません。

データルームは、監査人、会計士、弁護士、規制当局が閲覧する必要のあるすべての文書を安全に保管できる単一の保管場所として、企業監査にも利用することができます。また、共同事業のプロジェクトでは、重要な情報を一元管理するためにデータルームを利用することもあります。ビジネスでは、データルームを単にファイルの保存と共有のために使用することもあります。

Bankers

投資銀行員

Directors

取締役

Analysts

アナリスト

 

Lawyers

弁護士

データルームに搭載すべき機能とは?

ここでは、データルームを選ぶ際に注目すべきポイントをご紹介します。
Security

セキュリティ

ISO27001、SOC2の認証を取得し、高品質なデータ暗号化を行っていることが望ましい。

Permissions

柔軟な許可設定

業務の役割に応じて異なるレベルのアクセス権を設定できること。

Data Backup

データのバックアップ

複数のサーバーが複数の場所に設置されていることが望ましい。

Bulk Upload

スマート一括アップロード

ファイル構造を維持することで、多くの時間を節約できる。

Auto Cats

自動分類

すべてを最適な場所にファイリングできる。

Redaction

マスキング

ドキュメント中の機密情報を隠し、後で開示するオプションがある。

watermark

透かし

ドキュメントの不正コピーや共有を防止する。

Optical Character Recognition

光学式文字認識(OCR)

スキャンした文書を検索できるようにする。

translation

翻訳

多くの取引には、多言語の文書が含まれる。

Q & A

Q&Aプロセス

データルームを利用することで、ミスの発生リスクを軽減しながら、作業を迅速に行うことができる。

Analysts

分析

プロジェクトの進捗状況や調査結果を把握する。

データルームを利用すべき理由

取引においてデータルームを利用する主な理由:

  • セキュリティ
  • リスクマネジメント
  • 効率性
  • スピード
  • 利便性
  • 取引価値の保護

ファイル共有には、電子メール、Dropbox、クラウドドライブ、サムドライブなどの代替手段があります。ただし、これらの手段ではコンテンツの不正な閲覧、コピー、印刷を防ぐことはできません。また、デューデリジェンスのプロセスを管理する方法として、スプレッドシートを利用するという方法もあります。しかし、これらの方法では共同作業を困難にするだけでなく、安全性も低下します。また、バージョン管理が大きな問題になります。データルームを使わずにデューデリジェンスの結果を照合することも可能ですが、その場合、プロセスがはるかに困難になり、データ漏えいのリスクも高まります。

M&Aのような機密性の高い取引では、データルームだけが、本当に安全なファイル共有と効率的なプロセス管理、共同作業、デューデリジェンスの調査結果の収集を可能にすることができます。

Security & Risk Management

セキュリティ&リスク管理

Speed and Efficiency

スピード&効率性

Easy to use

利便性

Deal Value

取引価値の保護

データルームの作成方法

データルームは、数ステップで設定できます。最もシンプルな設定手順:

  1. データルームのプロバイダーを探す
  2. 保存しておきたい書類文書をアップロードする
  3. コンテンツを分類し、最適なファイル構造でインデックスを作成する
  4. ユーザーに開示禁止(あるいはまだ開示しない)情報をマスキングする
  5. 役割を作成する(例:ユーザーのアクセスレベルを定義し)、それぞれの権限レベルを設定する
  6. プロジェクトの管理や追跡に必要なチェックリストをインポートする

データルームに関するその他のご質問は、お気軽にお問い合わせください。

What is a data room?
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