什么是数据库?

数据库是一个共享文档的安全场所。使用数据库可以将信息披露给特定的个人,同时最大限度地降低被其他人看到的风险。因此,数据库用于并购和其他敏感业务交易、某些法律程序以及一般的文件共享和存储。

从历史上看,数据库是存放硬拷贝文件的实体房间。如今,大多数数据库都是安全网站。这类数据库有时称为虚拟数据库 (VDR)。数据库是一种软件即服务 (SaaS),除了基本的文件共享功能之外,还可以提供更多自定义级别的安全保障和支持功能。

数据库类型

存储和共享文档的安全场所

Physical Data Room

实体数据库
实际位置

Virtual Data Room

虚拟数据库 (VDR)
SaaS 平台

哪些人使用数据库?

数据库对于并购至关重要。并购数据库的用户包括企业发展团队、投资银行家、私募股权专业人士和法律团队。数据库对于首次公开募股 (IPO) 也至关重要,因为这需要透明度和机密性。

数据库也可用于公司审计,为审计人员、会计师、律师和监管者需要查看的所有文件提供一个安全的存储库。协作业务项目也可能会使用数据库来集中收集关键信息。企业也可能将数据库仅用于文件存储和共享。

Bankers

投资银行家

Directors

董事

Analysts

分析师

 

Lawyers

律师

数据库应包含哪些功能?

以下是您在选择数据库时应注意的主要功能:
Security

安全性

最好是已通过 ISO 27001 和 SOC2 认证,并有高质量的数据加密。

Permissions

灵活的权限

能够根据角色设置不同级别的访问权限。

Data Backup

数据备份

最好涉及多个位置的多个服务器。

Bulk Upload

智能批量上传

保留文件结构可以节省大量时间。

Auto Cats

自动分类

帮助您将所有内容归档至最佳位置。

Redaction

密文修订

隐藏文档中的敏感信息,并可选择稍后披露。

watermark

水印

防止非法复制/共享文件。

Optical Character Recognition

光学字符识别 (OCR)

可搜索扫描的文档。

translation

翻译

许多交易将涉及多种语言的文档。

Q & A

Q&A 流程

数据库可以在降低错误风险的同时加快这一流程。

Analysts

分析

跟踪项目的进度和调查结果。

为什么要使用数据库?

在交易中使用数据库的主要原因是:

  • 安全性
  • 风险管理
  • 效率
  • 速度
  • 易于使用
  • 保护交易价值

文件共享还有其他形式,例如电子邮件、投递箱、云盘和 U 盘。然而,这些共享方式不能防止非法查看、复制或打印其内容。管理审慎调查流程还有其他方法,例如电子表格。但这些方法不便于协作且不那么安全。版本控制可能是一个主要问题。也可以在没有数据库的情况下整理审慎调查结果——但是,这个过程要麻烦得多,还会带来额外的数据泄露风险。

对于并购等敏感交易,只有数据库才能实现真正安全的文件共享以及高效的流程管理、协作和审慎调查结果的收集。

Security & Risk Management

安全和风险管理

Speed and Efficiency

速度和效率

Easy to use

易于使用

Deal Value

保护交易价值

如何创建数据库?

只需几步即可建立一个数据库。对于最简单的级别,这些步骤是:

  1. 找到一家数据库供应商
  2. 上传您想保存在数据库中的文档
  3. 以最合适的文件结构对内容进行分类和索引
  4. 修订用户不应看到(或还不应看到)的任何信息
  5. 创建角色(即定义需访问数据库的不同类型用户)并设置他们的权限级别
  6. 导入管理和跟踪项目所需的任何检查表

如果您对数据库还有任何其他问题,请随时联系我们。

What is a data room?
Datasite 洞察

通过视频、播客、报告、检查表等了解行业洞察。

继续阅读

Datasite 帮助中心

有关于 Datasite、并购或 Data Room(数据库)的问题?我们可以为您解答。

获取常见问题解答

VDR(虚拟数据库)检查表

下载此检查表以确保成功选择合适的 VDR 平台和合作伙伴。

获取检查表

数据库培训

了解什么是虚拟数据库 (VDR) ,以及为何和如何使用虚拟数据库,并领先他人一步。

了解更多

Staging - Publish 2